培训感悟 | 参与式议事—会议协作(TAF) 工作坊总结

管理员    2018/06/29

春桃说

春桃自2014年开始,由原来的行动型基金会转型成为了资助型基金会,除了提供非限定资金资助以外,更关注伙伴成长,期望通过专业培训支持和交流学习等手段,促进机构的可持续发展。在春桃的资助工作中,我们注重与伙伴一起分析和发现团队在机构发展、团队成长及专业提升方面的需求,并寻找适合的培训机会,推荐并支持合作伙伴参与。

在2018年6月,春桃就推荐并支持益博团队的两位伙伴参加了会议协作工作坊。益博公益图书馆位于云南省镇雄县,是一家致力于通过搭建“学校、社区、家庭”三位一体的区域阅读推广,促进当地教育质量改善的机构。春桃自2015年开始支持益博的发展,基于对益博团队情况和需求的了解,春桃鼓励并支持益博团队参与这次培训。本文为培训结束后朱超结合培训及益博的工作进行的总结与实践反思,我们看到因为这次工作坊的触动,团队已经在会议讨论、机构发展上尝试更新和调整,期待这次的学习有助于益博团队在机构发展上的突破,也期望这次分享能让更多伙伴看到,从中获得一些启发。

 


还记得去年国庆春桃在三门组织的春桃伙伴·社区阅读推广研习营,那是我第一次参加体验式的培训,现在回想起研习营的培训内容依然是历历在目。参加善导培训的第一天,时间仿佛又回到了三门,空间漫步相互认识、结对学习伙伴、分家庭小组、领取每天家庭任务、共同讨论学习期间的约定……我知道这又是一次能刻在我脑海里的学习经历。

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每次体验式的培训总能让我体会到一种新的处事态度,三门的培训让我体会到“游戏是一种态度”,游戏的态度+阅读,让阅读在游戏中完成,有一种润物细无声的意境。善导的培训也是如此让我体会到“协作是一种态度”,协作者的7大基本素养(聆听、追问、归纳、提问、厘清、整合、简要表述),不仅在会议协作时有用,在平时的交流中也可以不断去练习,成为自己的一种处事态度。3天工作坊,我们结合各种工具不断去练习深化协作者的7大基本素养。

 

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除了以上我们共同产出的思考与收获之外,在培训内容上让我印象深刻并且能回到机构实践的有3点:

  1. 动态讨论模型:钻石模型
  2. 如何设计会议目标
  3. 参与式决策的层级

钻石恒永久,讨论常使用

从一个现实讨论“我们如何在最后一天下午,在没有钱的情况下,做一个难忘的庆祝仪式?”出发,协作者带领我们一起展开讨论:

(1)先家庭小组讨论:回忆自己比较难忘的庆祝仪式?(建立对难忘的庆祝仪式的共通点)

(2)家庭小组头脑风暴:可以有哪些庆祝仪式?

(3)家庭小组选出3个想法,分享到大组,并且通过追问厘清,各自的想法;

(4)因为数据不够,每个小组再贡献3个想法,并且通过追问厘清,各自的想法;

(5)对想法进行分类,在分类的过程中,不断的追问厘清,简单描述和整合归纳,形成共识;

(6)对分类的想法,进行小组分工。

这样的讨论流程在益博的工作中也时常发生,但相比之下,益博讨论的丰富性、过程控制,以及最终的产出总觉得不是很理想,很多事情的讨论会流于形式,在具体执行过程中大家的执行力度也比较弱。

讨论结束后,协作者引出钻石模型,让我们从一个整体的视角去观察刚才讨论的整个过程,我心中很多的疑惑顿时得到了解答。原来一个完成的讨论需要经历发散期→动荡期→收敛期三个阶段,钻石模型可以让协作者更好的去把控讨论流程,在讨论不充分的时候延长时间或加入其它观点,让讨论的成果更加理想。

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小三角,促会议

协作者在分享如何设计会议目标的时候提到一点,很多看起来无法达成的共识,其实是参会人的情感需求没有得到满足。

反观益博的会议情况,我自己是一个目标性很强的人,特别是在会议讨论上,如果最终没有达成会议预计的目标,或者会议达成一些共识但并没有很好地去落实,我会觉得会议没有价值。过程中不会关注参会人情感目标或过程目标,这样的会议就算最终勉强达成了一些共识,但对于情感需求没有被满足的参会人而言,在执行时反而会缺乏动力。

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决策有层级,不用全参与

通过跟机构伙伴讨论所在机构的决策习惯,协作者归纳出了参与式决策的五个层级,大家对参与不同层级的决策提出了不同的感受。但其实所有的决策方法并没有好坏对错之分,不同的决策,不同的目标适合不同的决策方法。

反观益博的决策习惯,很多的决策需要团队所有成员同意才能实施,这个过程中让决策成本变得很高,往往需要组织很多次讨论或者交流,对持反对观点的相关方需要多次交流沟通,不仅低效,而且可能影响整个项目的进度。结合学习资料“参与式决策的层次和价值”,不同权利的利益相关方,在不同的决策层面应有对应权利,根据不同的决策层面,每个利益相关方都应该用好自己的权利。

 

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我们在行动

回到益博的这一个多星期,我们组织6次集体会议讨论,主要是对益博接下来发展方向及团队成员定位的讨论。在会议讨论中,不断去熟悉协作者7大基本素养,利用钻石模型组织讨论,能感受到明显的变化,讨论不像之前那样会无限跑偏,陷入细节,在观察到伙伴有情感没有得到满足时,会延长其表达时间,甚至单独交流;在团队伙伴讨论思路单一时,会补充一些相关的情况加入讨论;在团队发展方向明确之后,确定各模块责任人和利益相关方,确定各自的权利和责任。

感谢春桃基金会谭丽推荐参加善导:参与式议事——会议协作(TAF)工作坊,感谢春桃对本次学习的支持。感谢一起参加培训和一起组织团队讨论的伙伴梁海荣,在讨论过程中我们相互协作,我觉察到自己时不时还是会忽略参与人员的情感目标,他会适时提醒我,并且在我协作陷入困难的时候提供及时的协助。

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